Есть ли в офисе макулатура?

В любой компании, работающей с печатной документацией, в процессе работы образуется макулатура. Что это может быть?

• бумага, которая не содержит ценной и важной информации;
• бумага, содержащая информацию, относящуюся к категории коммерческой и государственной тайне;
• обрезки бумаги;
• картон, в том числе от коробок с чистой бумагой, отслужившие папки.

Взять и выбросить некоторые категории бумаг нельзя из-за содержащейся в них информации. Это персональные данные сотрудников, образцы подписей. Так же информация, относящаяся к коммерческой тайне, чертежи, схемы, расчеты и т.п.

Для того, чтобы обезопасить себя, необходимо создать положение о документообороте. Пропишите в нем, какие документы и в течение, какого времени можно хранить на рабочем месте. После истечения этого срока бумаги должны списываться в архив. На хранение в нем есть рекомендованные сроки хранения, прописаные в приказе Федерального Архивного агентства №236 от 20.12.2019. После истечение этого периода, проводится утилизация архивных документов. Чаще всего она осуществляется путем пропускания через шредер. Можно закупить его, назначить ответственного за процедуру. Другой вариант – заключить договор с внешней компанией.

Процедура утилизации архива стандартная, схема определена в Приказе Минкультуры №526 от 31.03.2015

Сначала создается комиссии минимум из трех человек. В состав могут быть включены любые сотрудники на усмотрение работодателя. Выпускается приказ о создании комиссии по уничтожению архивной документации. Формируется протокол бумаг, срок хранения которых вышел. Полностью вписывать название нет необходимости. Достаточно указать категорию и даты. Например, сметы 2015. Форма акта произвольная. Он подписывается членами комиссии и утверждается руководителем компании. Важно указать способ утилизации и лиц, ответственных за ее проведение.

Бумаги, не содержащие секретной информации – это макулатура, цена которой составляет 7-10 руб/кг. Сдается макулатура правда, в подготовленном виде: без скрепок, скобок, файлов, папок, пружинных переплетов и т.п. Бумага и картон принимается отдельно. Можно сдать не только обложки и папки, но и сами коробки. Обязательное требование – вся макулатура должна быть сухой и чистой. Сдать картон в Челябинске дорого, также как и бумагу можно в компании «Уралмакулатура».

Бумаги с секретной информацией утилизируются только таким образом, чтобы сведения, содержащиеся в них было невозможно восстановить. Можно сначала пропустить бумаги через шредер, а потом сдать как обычную макулатуру.

Процесс несложный, главное все правильно оформить, чтобы у контролирующих органов при проверке не возникло вопросов.